MAKALAH TENTANG DAMPAK SISTEM INFORMASI PADA STRUKTUR DAN PROSES ORGANISASI
Sistem informasi dan organisaSi memiliki hubungan yang saling terkait satu sama lain. Sistem informasi harus selalu disesuaikan dengan organisasi. Organisasi harus mampu mengoptimalkan sistem informasi sehingga mendapatkan keuntungan dari teknologi-teknologi yang ada. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sanat dipengaruhi oleh faktor mediasi, yaitu lingkungan, kultur, struktur, prosedur baku, proses bisnis, politik, keputusan manajemen, dan peluang. Manajer harus mampu memahami sistem informasi, karena sangat akan mempengaruhi kehidupan organisasi. Manajer perlu memilih sistem apa dan bagaimana yang akan dibangun didalam organisasi.
· Organisasi (definisi teknis) adalah struktur sosial formal yang stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan untuk diproses sehingga menghasilkan output. Organisasi (definisi bhavioral) adalah sekumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung jawab yang harus diseimbangkan selama periode tertentu melalui konflik dan resolusi konflik. Organisasi (perusahaan) menransformasi input-input ini menjadi produk dan jasa didalam fungsi produksi. Produk dan jasa kemudian dikonsumsi oleh lingkungan dan dikembalikan lagi sebagai input. Sebuah organisasi kelangsungan kegiatannya akan lebih stabil dibandingkan sebuah kelompok.
Ciri-ciri Organisasi :
Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan untuk memproduksi barang dan untuk merubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi.
v Politik Organisasi
Orang-orang yang memiliki sudut pandang yang berbeda mengenai sumber daya, penghargaan, dan hukuman yang diberikan kepada baik karyawan maupun manajer di dalam setiap organisasi.
v Budaya Organisasi
Adalah seperangkat asumsi proses bisnis dalam menciptakan nilai dengan kekuatan pengikat yang kuat yang menghambat konflik politik dan mendorong yang sama, perjanjian pada prosedur, dan praktik yang umum.
v Lingkungan Organisasi
Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan
v Struktur Organisasi
Misal birokrasi professional, yaitu organisasi berbasis pengetahuan dimana barang dan jasa bergantung pada keahlian dan pengetahuan professional. Contohnya seperti firma hukum, sistem sekolah, rumah sakit.
Definisi teknis dan behavioral dari organisasi tidaklah saling kontradiksi. Sebaliknya, masing-masing saling melengkapi. Definisi teknis menjelaskan kepada kita bagaimana beribu-ribu perusahaan dalam pasar yang kompetitif mengkombinasikan modal, tenaga kerja, dan teknologi informasi, sementara model behavioral membawa kita masuk kedalam masing-masing perusahaan untuk melihat bagaimana teknologi itu mempengaruhi kerja internal organisasi.
v Stuktur Organisasi
Semua organisasi memiliki bentuk atau stuktur. Klasifikasi Mintzbegt(1979) menunjukkan lima jenis struktur organisasi: struktur wirausaha, birokrasi mesin, birokrasi dengan divisi, birokrasi professional, adhocracy. Pada perusahaan wirausaha kecil anda akan sering menemukan sistem yang dirancang dengan buruk yang dikembangkan terburu-buru yang sering melebihi kegunaannya dengan cepat. Pada rerusahaan multidivisi yang besar yang beroperasi pada rarusan lokasi anda akan sering menemukan bahwa tidak terdapat satu sistem informasi tunggal yang terintegrasi, tatapi justru setiap divisi memilik perangkat sistem informasinya sendiri.
Dampak Teknologi Informasi
Dampak teknologi bagi individu, organisasi dan masyarakat (sosial) tidak dirasakan sebagai hal yang baru. Kini kita telah banyak mengetahui dan merasakan kelebihan dan kekurangan penggunaan teknologi informasi. Di bagian ini akan dilihat bagimana TI memberikan pengaruh. Dampak-dampak yang akan dijelaskan berikut ini lebih mengarah pada dampak dari software teknologi informasi.
A. Dampak TI pada organisasi
Penggunaan teknologi informasi, termasuk Web, telah membawa banyak perubahan organisasional dalam berbagai area, antara lain:
Ø Struktur organisasi, otoritas, kekuatan
TI memungkinkan peningkatan Produktivitas para manajer, perluasan pengendalian (banyak karyawan untuk tiap supervisor), dan pengurangan jumlah manajer serta tenaga ahli. Maka akan semakin sedikit tingkat manajerial yang akan ada dalam banyak perusahaan, dan akan makin sedikit pula staf manajer operasi. Hierarki organisasional yang lebih datar akan menghasilkan pengurangan dalam jumlah total karyawan, rekayasa ulang proses bisnis, peningkatan produktivitas karyawan, dan kemampuan karyawan di tingkat yang lebih rendah untuk melakukan pekerjaan di tingkat yang lebih tinggi melalui dukungan sistem informasi. Perkembangan terbaru dalam sistem terkomputerisasi mengubah struktur kekuatan dalam perusahaan.
Ø Tugas dalam pekerjaan
Sebuah tugas dalam pekerjaan akan berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan tersebut. Dalam hal ini TI mengubah tugas dalam pekerjaan dan kumpulan kemampuan. Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena berkaitan dengan stuktur perusahaan, tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan karyawan, kompensasi, status, dan produktivitas. Berbagai perubahan dalam tanggung jawab pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja dan perlunya pelatihan ulang.
Ø Jenjang karier karyawan
Peningkatan penggunaan TI dalam perusahaan secara signifikan dan dapat menimbulkan dampak tidak terduga atas jenjang karier. Telah banyak profesional berkeahlian tinggi yang telah mengembangkan kemampuan mereka melalui pengalaman selama bertahun-tahun, memiliki serangkaian posisi yang menghadapkan mereka pada situasi yang makin sulit dan rumit. Penggunaan e-learning dan tutorial inteligen dapat menjadi jalan pintas bagi pembelajaran ini karena memungkinkan pengangkapan dan pengelolaan penggunaan pengetahuan secara lebih efisien.
Ø Supervisi
Fakta bahwa pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervisi elektronik yang lebih besar. Supervisi jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang diselesaikan dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik kantor. Dalam hal ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak jauh.
Ø Pekerjaan manajer
Tugas yang paling penting bagi manajer adalah mengambil keputusan. TI dapat mengubah cara pengambilan keputusan dibuat, dan akibatnya juga mengubah pekerjaan para manajer. Bagi para manajer teknolog informasi memberi mereka waktu untuk keluar dari kantor dan masuk ke lapangan. Mereka juga dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas perencanaan. Pengumpulan informasi untuk pengambilan keputusan kini dapat dilakukan secara lebih cepat melalui mesin pencari dari internet. TI mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melengkapi tahapan dalam proses pengambilan keputusan. TI juga dapat mengubah syarat kepemimpinan, contohnya komunikasi langsung yang biasanya dilakukan dapat digantikan oleh e-mail dan konferensi terkomputerisasi. Hal tersebut menyebabkan kualitas kepemimpinan yang berkaitan dengan kehadiran fisik akan berkurang. Kepemimpinan yang efektif dapat dianggap lebih berkaiatan dengan komunikasi berbasis komputer.
B. Dampak TI pada individu
Teknologi informasi menimbulkan berbagai dampak pada orang (individu) dalam pekerjaannya.
Ø Dampak Dehumanisasi dan Psikologis
Banyak orang merasa kehilangan identitas, atau dehumanisasi, akibat komputerisasi karena komputer mengurangi atau meniadakan elemen manusia yang hadir dalam sitem yang tidak terkomputerisasi. Teknologi seperti e-commerce memang bertujuan meningkatkan produktivitas, namun teknologi ternyata membawa pengaruh psikologis yang negatif seperti yang ditimbulkan oleh kehadiran internet yang memudahkan individu untuk bekerja di rumah atau berbelanja online melalui internet yang dapat dilakukan dengan mudah dan praktis di rumah, hal tersebut menimbulkan pengaruh isolasi yang besar bagi individu yang akan berkembang pada psikologis individu yang merasa kesepian dan depresi. Web juga dapat menyebabkan web addict pada individu sehingga mengabaikan aktivitas social individu tersebut.
Ø Kecemasan Informasi
Dampak negatif lain dari era informasi adalah kecemasan informasi, yaitu perasaan tidak nyaman yang ditimbulkan oleh kelebihan informasi. Seperti frustasi dengan ketidakmampuan untuk terus mengikuti jumlah data yang disajikan di kehidupan si individu tersebut.
Ø Tekanan Pekerjaan
Peningkatan beban pekerjaan dapat memicu tekanan pekerjaan. Walaupun komputerisasi telah memberi manfaat bagi perusahaan, namun komputerisasi juga menimbulkan peningkatan beban kerja bagi individu (karyawan), karyawan akan merasa kewalahan dan merasa tidak nyaman, hal tersebut berpengaruh negatif pada produktivitas karyawan tersebut.
Ø Video display, radiation exposure, penggunaan keyboard dalam waktu yang lama
Kontak ke terminal tampilan video (video display terminal) menimbulkan risiko terkena radiasi, yang berhubungan dengan kanker serta masalah kesehatan lainya. Penggunaan keyboard dalam waktu yang lama juga memberikan dampak negatif bagi kesehatan individu seperti cedera otot, sakit punggung dan ketegangan otot lengan tangan serta jari.
C. Dampak TI pada Masyarakat (sosial)
Teknologi informasi telah menguntungkan untuk masalah manusia dan sosial yang rumit, seperti diagnosis medis, instruksi dengan bantuan komputer, perencanaan program pemerintah, pengendalian kualitas lingkungan, dan penegakan hukum.
Beberapa manfaat TI untuk sosial, antara lain :
Ø Peluang bagi orang yang memiliki keterbatasan
Integrasi berbagai teknologi kecerdasan tiruan, seperti pengenal suara dan penglihatan ke dalam komputer terutama ke dalam sistem informasi berbasis web, dapat menciptakan peluang pekerjaan baru bagi orang-orang yang memiliki keterbatasan. Kini, orang yang memiliki keterbatasan dapat mengetik menggunakan keyboard yang dioperasikan melalui suara, dan mereka yang tidak dapat berpergian dapat bekerja dari rumah.
Ø Perbaikan kualitas hidup
TI memiliki dampak signifikan atas kualitas hidup. Robot adalah hal yang makin umum dari dampak peningkatan kualitas hidup. Dengan diciptakannya robot perawat (nursebot) untuk rumah sakit, maupun robot-robot yang diciptakan untuk membantu aktivitas di pabrik-pabrik meningkatkan efisiensi organisasional. Dengan peningkatan efisiensi organisasional tersebut dapat meningkatkan kualitas hidup sosial, seperti bertambahnya waktu luang bagi para pekerja, tempat kerja dapat diperluas dari bekerja berjam kerja seharian di sebuah lokasi terpusat menjadi 24 jam sehari dari lokasi mana saja.
Ø Peningkatan dalam perawatan
TI telah membawa perbaikan besar dalam pemberian perawatan kesehatan, seperti diagnosis yang lebih baik dan cepat, memperlancar penelitian dan pengembangan obat baru, hingga pengawasan yang lebih akurat untuk para pasien yang kritis.
Ø Memerangi kejahatan
TI dapat membantu memerangi kejahatan, seperti :
· Daerah Los Angeles memiliki program komputer canggih untuk melaporkan dan menelusuri lebih dari 150.000 anggota geng di daerah tersebut. Program ini secara signifikan telah mengurangi kejahatan oleh geng.
· Sejak tahun 1997, informasi mengenai pelaku kejahatan seksual telah tersedia di internet, hingga orang dapat berhati-hati mengenai apakah para pelaku yang dulu pernah dihukum tinggal di lingkungan kita.
Dampak Positif TI pada Organisasi (five force model)
Cara terbaik untuk menganalisis dampak teknologi informasi pada organisasi adalah dengan model kekuatan kompetitif. Organisasi menggunakan model Porter untuk menggembangkan strategi untuk menciptakan organisasi yang lebih kompetitif. Disini dapat kita lihat dampak positif yang ditimbulkan teknologi informasi pada organisasi.
1.The rivalry among existing firms in the industry
ü
Menambah daya saing karena teknologi informasi
meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi
Teknologi informasi dapat menjaga kemanan laporan dari suatu organisasi. Contoh : Menggurangi kemungkinan laporan suatu organisasi dapat dicuri
Tekonologi informasi meningkatkan akurasi
ü Dengan adanya TI, dapat meningkatkan employee satisfaction
2.The bargaining power of buyers
ü TI membantu untuk menjaga hubungan baik dengan buyer
ü TI dapat memberikan layanan kepada pelangan 24 jam
3.The bargaining power of Suppliers,
ü TI membantu menjalin hubungan baik dengan supplier
ü TI memudahkan organisasi untuk melakukan pencarian dan perbandingan supplier yang dapat menyediakan produk atau jasa yang lebih baik dan murah
ü TI memudahkan proses pendistribusian informasi kepada supplier
ü TI mempermudah organisasi untuk mencari supplier
ü TI dapat digunakan untuk mengintegrasi supply chain dengan supplier
4.The threat of entry of new competitor
ü TI memungkinkan organisasi menurunkan biaya produksi sehingga dapat menjual barang dengan harga lebih murah dari pada pesaing baru
5.The threat of substitute product or services
ü TI memungkinkan diversifikasi produK
Dampak Negatif TI pada Organisasi (five force model)
Keterangan:
1.The rivalvy among existing firms in the industry
Keberadaan TI yang bermanfaat meningkatkan daya saing masing-masing perusahaan dapat mengancam keberadaan suatu organisasi. Dalam kasus ini berlaku hokum alam, dimana yang kuat yang akan bertahan.
2.The bargaining power of buyers
TI memungkinkan organisasi kehilangan pelanggannya karena dengan adanya internet pelanggan dapat melakukan pencarian dan perbandingan produk atau jasa secara online dengan mudah dan cepat.
3.The bargaining power of Suppliers
TI memungkinkan organisasi kehilangan suppliernya karena dengan adanya internet supplier dapat melakukan pencarian dan perbandingan organisasi yang lebih mengguntungkan untuk melakukan kerjasama dengannya.
4.The threat of entry of new competitor
TI memungkinkan organisasi kalah bersaing dengan pesaing baru, karena dengan TI pesaing baru dapat melakukan pemasaran secara online tanpa harus membangun toko untuk pemasaran.
5.The threat of substitute product or services
Komentar
Posting Komentar